Cómo se calcula una tarifa por palabra (y por qué no cobrar por página ni por hora)

Si trabajás con lenguas indígenas y recién empezás con clientes de localización, es probable que te hayan rechazado una tarifa por página o por hora.

Este post es para ordenar el tema, tanto del lado del proveedor como del cliente. Y si todavía cotizás por página y en moneda local, es especialmente para vos.

1. Por qué se cobra por palabra

Porque se puede medir antes de empezar. El cliente sabe cuánto va a gastar y el proveedor sabe cuánto va a cobrar. No depende de si ese día escribiste rápido ni de cómo esté configurado el Word. Tiene sus límites, que vemos más abajo, pero es el estándar de la industria a nivel global.

2. Qué se cuenta como “palabra”

Normalmente se cuentan las palabras del texto original, no las de la traducción. Esto importa mucho en lenguas indígenas: una frase corta en inglés puede necesitar una oración larga en tu lengua, y la tarifa se calcula sobre el origen.

3. Por qué no conviene cobrar por página (ni en moneda local)

En muchos países de Latam todavía se cotiza por página y en la moneda de cada país. Así se hizo siempre en el mercado local, pero con clientes de localización esa forma de cotizar juega en tu contra, por varios motivos.

Por página

• Una página no es una medida fija. Depende de la tipografía, el interlineado, los márgenes, las tablas y las imágenes. Una página de un contrato y una de una presentación pueden tener 500 palabras o 50. Se suele hablar de 250 a 300 palabras por página, pero es una convención, no una regla.
• El cliente no puede comparar ni presupuestar. Su equipo piensa en palabras. Si le decís “X por página”, tiene que adivinar cuánto es eso, y lo más probable es que te pida la conversión o que busque a alguien que cotice como ellos.
• No se pueden aplicar repeticiones ni coincidencias parciales. Las herramientas de traducción asistida cuentan palabras, no páginas. Si cobrás por página, o perdés la chance de ser transparente con los descuentos, o terminás cobrando de más sin poder justificarlo.
• Se presta a malentendidos. ¿Página del original o de la traducción? ¿Con formato o sin formato? En lenguas indígenas, donde el texto traducido puede ser bastante más largo que el original, esa diferencia es enorme.

En moneda local

• El valor cambia. En países con inflación o devaluaciones frecuentes, una tarifa en moneda local pierde valor en pocos meses, y renegociar cada vez desgasta.
• El cliente presupuesta en dólares o euros. Una tarifa en pesos, soles o guaraníes es difícil de leer, de comparar y de aprobar internamente. Eso complica las facturas y también el pago.
• Cotizar en una moneda estable protege a los dos. El proveedor sabe qué va a cobrar y el cliente sabe qué va a pagar.

Qué hacer en cambio

Cotizá por palabra, sobre el idioma de origen y en una moneda estable (la que use el cliente, normalmente dólares o euros). Con clientes locales que prefieren su moneda está bien adaptarse, pero tené presente que esa no es la forma estándar con clientes internacionales.

4. Palabras nuevas, repeticiones y coincidencias parciales

Si el cliente usa una herramienta de traducción asistida (CAT tool, como Smartcat, Phrase, etc.), el análisis del archivo separa el texto en categorías:

• Palabras nuevas: se pagan al 100%.
• Coincidencias parciales (fuzzy): frases parecidas a otras ya traducidas. Suelen pagarse con descuento.
• Repeticiones: frases idénticas a otras del mismo archivo o de traducciones anteriores. Se pagan mucho menos.

Un ejemplo, solo para mostrar la lógica. Un archivo de 1.000 palabras con una tarifa de USD 0,10 por palabra nueva:

• 600 palabras nuevas al 100%: 600 × 0,10 = USD 60
• 200 coincidencias parciales al 50%: 200 × 0,05 = USD 10
• 200 repeticiones al 10%: 200 × 0,01 = USD 2
• Total a cobrar: USD 72, no USD 100. Equivale a 720 palabras ponderadas, no 1.000.

Los porcentajes cambian según el cliente, así que pedí siempre la tabla antes de empezar. Y si es la primera vez que trabajás con él, preguntale cómo se aplica en la práctica.

5. No todos los servicios se pagan igual

Traducir desde cero, editar una traducción ajena y revisar no son el mismo trabajo, y por eso suelen tener tarifas distintas. La tarifa por hora queda para casos puntuales: revisiones muy cortas, formatos complejos o tareas que no se miden bien en palabras. Dejá siempre claro qué servicio estás cotizando.

6. Lo que cambia con las lenguas indígenas

Acá es donde la tarifa de mercado general no siempre aplica:

• Hay pocos profesionales calificados, y eso se refleja en el precio.
• En muchas lenguas no hay traducción automática confiable, así que la tarea es traducir de verdad, no corregir un borrador de máquina.
• Muchas veces hay que resolver terminología o definir una variante antes de traducir, y ese trabajo también cuenta.

Eso justifica una tarifa distinta, y conviene decírselo al cliente con claridad.

7. Qué preguntar antes de aceptar un proyecto

• ¿Cómo se cuentan las palabras y sobre qué idioma?
• ¿Hay descuentos por repeticiones o parciales? ¿Cuáles?
• ¿Hay tarifa mínima por proyecto?
• ¿La edición o la revisión de correcciones del cliente se paga por separado?
• ¿En qué moneda se paga y cuándo?

Son preguntas normales. Un cliente serio las espera, y un proveedor que las hace se muestra profesional.

Para cerrar

Entender cómo se calcula una tarifa no es solo un tema de plata. Es lo que te permite negociar con criterio, explicar tu valor y evitar malentendidos que después salen caros, para los dos lados.